AI-vaardigheden vastleggen in functiehuis, HR-systeem en ontwikkeling. Zodra je een intern AI-diploma of AI-certificering ontwikkelt, komt al snel de vraag: waar leg je dit vast en wie stuurt erop? Dat is bij uitstek het domein van HR en L&D. Als AI-vaardigheden niet landen in functieprofielen, HR-systemen, ontwikkelgesprekken en onboarding, blijft het een los project. Op deze pagina kijken we daarom naar de “HR-kant” van het AI-diploma.
AI-competenties in functieprofielen en functiehuis
De eerste stap is helder maken wat “moet” per rol. Dat doe je niet in losse Excel-lijsten, maar in je functiehuis.
Praktisch:
- Per functiefamilie vastleggen wat AI betekent
Bijvoorbeeld:- klantcontact: AI voor antwoorden, samenvattingen en dossiervorming;
- HR: AI voor teksten, beleid, dossiervorming en analyse;
- zorg/onderwijs: AI voor rapportages, lesmateriaal, plannen en reflectie – nooit als vervanging van professioneel oordeel.
- AI-competenties opnemen als onderdeel van het profiel
Niet als extra paragraaf “overig”, maar bij de kerncompetenties. Voorbeeld:- “Kan AI-toepassingen veilig en effectief gebruiken binnen het eigen werkproces.”
- “Is in staat AI-output kritisch te beoordelen en te corrigeren.”
- Duidelijk onderscheid tussen “must-have” en “nice-to-have”
- voor sommige rollen is basis AI-gebruik voldoende;
- voor andere functies (beleid, analyse, risicovolle processen) is een hoger niveau verplicht.
Zo ontstaat een functiehuis waarin AI-vaardigheid niet optioneel, maar onderdeel van professioneel handelen is.
Vastleggen van AI-diploma’s in HR-systemen en koppeling met LMS
Als medewerkers een intern AI-diploma behalen, wil je dat niet in losse PDF’s laten zweven. Het moet netjes landen in je HRIS en LMS. Een simpele, robuuste inrichting:
- In HR-systeem (HRIS)
- veld voor type certificaat (bijv. “AI-diploma intern – niveau basis/gevorderd/expert”);
- datum behaald en einddatum geldigheid;
- optioneel: referentie naar toets of leerpad.
- In LMS / e-learningomgeving
- registratie van gevolgde AI-trainingen en modules;
- badges of certificaten die zichtbaar zijn voor medewerker en leidinggevende;
- automatische synchronisatie met HRIS waar mogelijk.
Belangrijk is een eenduidige “bron van waarheid”:
- ideaal: LMS is bron voor leer- en toetsgegevens, HRIS is bron voor HR-dossier en rapportage.
- koppeling zorgt dat je niet met handmatige lijstjes hoeft te werken.
Resultaat: bij elke medewerker kun je direct zien welk AI-niveau is behaald en tot wanneer dat geldt.
AI in POP’s, ontwikkelgesprekken en beoordelingscyclus
AI-vaardigheid moet geen los project naast de HR-cyclus worden. Het hoort in de normale gespreks- en beoordelingscyclus thuis. Concrete aanknopingspunten:
- POP / ontwikkelplan
- voeg AI-competenties toe aan de keuzelijst van ontwikkelpunten;
- laat medewerkers zelf doelen formuleren (“AI inzetten voor …”, “risico’s beter leren inschatten in …”).
- Functionerings- en ontwikkelgesprekken
- neem een vast onderwerp op: “AI-gebruik in het werk”;
- bespreek: waar zet je AI nu in, wat levert het op, waar loop je vast, welke risico’s zie je?
- Beoordelingscyclus
- bij functies waar AI cruciaal is, kan AI-vaardigheid onderdeel zijn van de beoordelingscriteria;
- je kijkt dan niet alleen naar het certificaat, maar ook naar zichtbaar gedrag in het werk.
Zo wordt het AI-diploma geen eenmalige toets, maar een startpunt voor doorlopende ontwikkeling.
Recruitment en onboarding: eisen bij instroom en inwerken
Als je intern AI-normen hebt, heeft dat gevolgen voor werving en selectie. Mogelijke invulling:
- Vacatureteksten
- expliciet benoemen welk AI-niveau je verwacht (“Je kunt AI-tools verantwoord inzetten bij …”);
- helder zijn of iemand al op niveau moet zijn of intern wordt opgeleid.
- Selectie
- gerichte vragen in sollicitatiegesprekken (“Hoe gebruik jij AI nu in je werk?”);
- eventueel een kleine praktijkopdracht bij functies waar AI cruciaal is.
- Onboarding
- standaard AI-module voor nieuwe medewerkers (beleid, tools, basisvaardigheden);
- binnen een afgesproken periode na indiensttreding behalen van het basis AI-diploma;
- voor kritieke rollen: pas volledig mandaat voor bepaalde taken zodra AI-certificering op niveau is.
Op die manier zorg je dat nieuwe medewerkers vanaf de start in dezelfde AI-kaders werken als bestaande collega’s.
PE-punten en permanente educatie koppelen aan AI-diploma
In sectoren met verplichte permanente educatie (PE-punten) ligt het voor de hand AI daarin een plek te geven.
Mogelijkheden:
- AI-modules en -trainingen laten meetellen als PE-activiteit, als dat binnen de sectorsystematiek past;
- het interne AI-diploma verbinden aan een bepaald aantal uren of punten;
- periodieke hercertificering koppelen aan verplichte bijscholing (bijv. elke twee jaar een update rond AI, privacy en sectorregels).
Voor HR en L&D heeft dat twee voordelen:
- AI wordt onderdeel van het reguliere PE-programma, niet iets ernaast;
- AI-vaardigheid wordt zichtbaar als onderdeel van vakmanschap, niet alleen van “digitalisering”.
Rapportage naar directie en OR over AI-geletterdheid
Tot slot: directie en medezeggenschap willen weten hoe het staat met AI-geletterdheid en of de organisatie grip heeft. Met een goed ingerichte koppeling tussen AI-diploma’s, HR-dossier en LMS kun je bijvoorbeeld rapporteren:
- percentage medewerkers per functiefamilie met geldig AI-diploma;
- verdeling van AI-niveaus per afdeling of locatie;
- overzicht van teams waar veel certificaten binnenkort verlopen;
- relatie met strategische thema’s (digitalisering, risicobeheersing, klant-/cliëntveiligheid).
Voor de OR zijn daarnaast belangrijk:
- transparantie: welke eisen stel je aan medewerkers en waarom;
- gelijk speelveld: hoe zorg je dat iedereen eerlijke kansen krijgt om AI-vaardig te worden;
- impact op werkdruk en rolverandering.
Door regelmatig en helder te rapporteren, laat HR zien: AI-vaardigheden zijn geen black box, maar een integraal onderdeel van het functiehuis, de HR-cyclus en de toekomst van de organisatie.