Interne certificaten en teamrapportages in de praktijk. Een intern AI-diploma heeft pas waarde als je het ook zichtbaar en bruikbaar maakt. Niet alleen voor de medewerker, maar ook voor leidinggevenden, HR, auditors en directie. Dat begint bij een helder certificaat per persoon, en loopt door naar overzichtelijke team- en organisatierapportages. Op deze pagina zie je hoe je dat kunt vormgeven: van de opbouw van een AI-certificaat tot en met rapportages, maatwerk en bewaartermijnen.
Opbouw van een intern AI-diploma / certificaat
Een intern AI-diploma hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat in één oogopslag duidelijk is:
- wie het betreft;
- voor welke rol of functie het geldig is;
- welk AI-niveau is behaald;
- hoe lang het certificaat geldig is;
- wie namens de organisatie verantwoordelijkheid neemt.
Een minimale opbouw:
- Naam medewerker
Volledige naam zoals in het HR-systeem bekend. - Rol / functie / team
Bijvoorbeeld: HR-adviseur, Team Klantcontact Zuid, Beleidsmedewerker Onderwijs. - AI-niveau
Bijv. AI Basis, AI Gevorderd, AI Expert of een interne schaal. - Bereik van het certificaat
Kort tekstblokje: voor welke processen of taken geldt deze bekwaamheid?
(Bijv.: “Gebruik van AI bij beleidsvoorbereiding en rapportages.”) - Datum behaald
Wanneer de toets of beoordeling is afgerond. - Geldigheidsduur
Einddatum of periode (bijv. “Geldig tot 31-12-2027”). - Ondertekening / accordering
Naam en functie van de verantwoordelijke (bijv. HR-directeur, Hoofd L&D, AI-programmaleider), plus eventueel een interne referentie- of certificaatcode.
Optioneel kun je toevoegen:
- verwijzing naar het interne AI-competentieniveau (“Conform AI-competentiemodel niveau 2 – Gevorderd”);
- korte opsomming van de belangrijkste AI-competenties die voor deze rol getoetst zijn.
Lay-outs: individueel certificaat vs. interne badge/registratie
Je kunt AI-certificering op twee manieren zichtbaar maken: richting medewerker én richting systemen.
Individueel certificaat
Dit is het herkenbare document dat een medewerker ontvangt:
- PDF (veel gebruikt) of digitaal certificaat in je leeromgeving;
- vormgegeven in eigen huisstijl (logo, kleuren, lettertypes);
- geschikt om te tonen in een beoordelingsgesprek of persoonlijk dossier.
Het doel: erkenning en duidelijkheid voor de medewerker zelf.
Interne badge / registratie
Daarnaast is er de “technische” kant: de registratie in systemen. Denk aan:
- een badge in het LMS of intranet (“AI Basis gecertificeerd”);
- een veld in het HR-systeem met certificaatstype, niveau en geldigheid;
- koppeling aan autorisaties als bepaalde AI-tools alleen voor gecertificeerde rollen beschikbaar zijn.
Het doel: overzicht en stuurinformatie voor organisatie, niet alleen een mooi certificaat. In de praktijk gebruik je beide: een zichtbaar certificaat voor de medewerker, een strakke registratie voor rapportage en audits.
Voorbeeld van een teamrapportage
Leidinggevenden hebben geen stapel certificaten nodig, maar één helder overzicht: hoe staat mijn team ervoor?
Een eenvoudige teamrapportage bevat bijvoorbeeld:
- Teamgegevens
- teamnaam / afdeling;
- leidinggevende;
- aantal medewerkers.
- Overzicht per medewerker
- naam en rol;
- vereist AI-niveau voor deze rol;
- behaald AI-niveau;
- datum certificering;
- vervaldatum;
- status (groen = op orde, oranje = binnen 3 maanden verlopen, rood = verlopen / nog niet behaald).
- Samenvatting op teamniveau
- percentage medewerkers met geldig AI-diploma;
- aantal medewerkers dat binnenkort moet hercertificeren;
- opmerkingen uit toetsing (bijv. “extra aandacht nodig voor data/privacy”).
Dit overzicht kan als dashboard, export of PDF worden aangeboden. Belangrijk is dat een teamleider in één oogopslag ziet:
- wie is op niveau;
- waar zitten risico’s;
welke acties zijn nodig in de komende periode.
Van teamrapportage naar directieoverzicht en auditexports
Wat op teamniveau werkt, wil je ook op organisatieniveau kunnen laten zien. Dat doe je door resultaten te aggregeren.
Aggregatie naar directieniveau
Typische managementrapportages:
- certificeringsgraad per afdeling, unit of locatie;
- verdeling van AI-niveaus (basis/gevorderd/expert) per functiegroep;
- overzicht van hoog-risicoteams met achterstand;
- trend in de tijd (per kwartaal of jaar): stijgt de AI-bekwaamheid?
Zo kunnen directie, HR en risk/compliance zien:
- waar het goed gaat;
- waar extra investering nodig is;
- welk effect interventies (bijv. extra trainingen) hebben gehad.
Exports voor audits
Voor externe of interne audits maak je vaak een selectie:
- export (bijv. CSV of Excel) van alle functies die voor een bepaald proces relevant zijn;
- per medewerker een compacte regel met rol, niveau, datum en geldigheid;
- optioneel: verwijzing naar de gebruikte toetsvorm (kennis, praktijk, combinatie).
Auditors krijgen daarmee precies wat ze nodig hebben: traceerbare, controleerbare gegevens op rolniveau, zonder dat je individuele certificaten hoeft te bundelen.
Maatwerkopties: logo, huisstijl en sectorspecifieke competenties
Een intern AI-diploma mag zakelijk zijn, maar moet wel herkenbaar zijn als onderdeel van jóuw organisatie.
Mogelijkheden:
- Huisstijl en logo
- gebruik je eigen branding, zodat certificaten direct als “eigen” worden herkend;
- zorg voor consistente opmaak voor alle AI-niveaus.
- Sectorspecifieke toevoegingen
- in zorg: verwijzing naar cliëntveiligheid, dossiervorming, beroepscode;
- in onderwijs: rol van AI in didactiek, toetsing en begeleiding;
- in financiële dienstverlening: nadruk op integriteit, datakwaliteit en toezicht.
- Specifieke labels of stempels
- “AI voor klantcontact”, “AI voor beleidsvorming”, “AI voor data-analyse”;
- zo wordt in één oogopslag duidelijk waarvoor iemand bekwaam is verklaard.
Met maatwerk houd je het AI-diploma dicht bij je eigen context, in plaats van een generiek certificaat dat overal had kunnen horen.
Downloads, verificatie en bewaartermijnen
Tot slot de praktische kant: hoe ga je om met beschikbaarheid, controle en bewaartijd?
- Downloads voor medewerkers
- maak certificaten eenvoudig downloadbaar vanuit het LMS of HR-portaal;
- zo kunnen medewerkers ze zelf tonen in gesprekken of interne sollicitaties.
- Verificatie
- werk met een certificaat-ID of interne referentie waarmee HR of audit de registratie snel kan terugvinden;
- optioneel: eenvoudige verificatiepagina op intranet waar leidinggevenden status kunnen checken.
- Bewaartermijnen
- stem opslag en bewaartermijnen af met HR- en privacybeleid;
- bewaar in elk geval zolang het certificaat geldig is + een periode voor auditdoeleinden;
- leg vast wat je doet met oude certificaten na einde dienstverband.
Door deze punten vooraf te regelen, voorkom je losse PDF’s in mailboxen en zorg je voor een strak, betrouwbaar auditspoor: van individueel certificaat tot en met organisatiebrede rapportage.